Politique de confidentialité
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernière modification : 30 juin 2021
La présente politique de confidentialité concerne le traitement des données par Smy Hotels. Veuillez la lire avec attention, car elle comporte des informations importantes sur le traitement de vos données à caractère personnel et les droits qui vous sont reconnus conformément à la législation existante en la matière.
Nous nous réservons le droit de mettre à jour notre politique de confidentialité à tout moment en raison de décisions d’entreprise ou pour répondre à d’éventuelles modifications législatives ou jurisprudentielles. En cas de doute, ou si vous avez besoin d’une explication concernant notre politique de confidentialité ou vos droits, vous pouvez nous contacter par le biais des canaux que nous vous indiquons ci-dessous.
Vous déclarez que les données que vous nous transmettez maintenant ou à l’avenir sont correctes et véridiques et vous vous engagez à nous communiquer tout changement les concernant. Si vous nous fournissez les données à caractère personnel de tiers, vous vous engagez à obtenir le consentement préalable des personnes concernées et à les informer du contenu de la présente politique.
En général, les champs de nos formulaires sont indiqués comme obligatoires et devront nécessairement être remplis afin que nous puissions traiter vos demandes.
Qui est le responsable de traitement de vos données ?
Sauf indication contraire spécifique, le responsable du traitement des données collectées sur le site web www.smyhotels.com (ci-dessous le « Web ») est l’organisme Hotelogy S.L., domicilié Ed. LOGITRAVEL, Parc Bit, 07121, Palma de Majorque, Espagne, dont le NIF est le B57964629 (ci-dessous Smy Hotels). Vous pouvez contacter le Responsable de protection des données de Smy Hotels à l’adresse suivante : privacy@smyhotels.com.
Pourquoi traiterons-nous vos données et quelle en est la base juridique ?
Gestion de réservations et prestation des services demandés. Les données fournies lors de vos demandes de réservation ou de services seront traitées pour la gestion de ces réservations et la prestation des services requis. Les catégories de données que nous traitons à ces fins sont les suivantes :
Données d’identification et de contact du titulaire de la réservation ;
Données de la réservation (dates de séjour, nombre et âge des voyageurs et services inclus dans la réservation).
Données économiques et transactionnelles.
Le traitement de ces données est nécessaire pour la prestation des services demandés, l’exécution du contrat d’hébergement ou pour l’application de mesures précontractuelles sur demande.
Les données économiques et transactionnelles de biens et services seront traitées à des fins de gestion comptable et administrative et pour remplir nos obligations légales en matière comptable et fiscale.
Check-in en ligne. Conformément à la convention d’application de l’accord de Schengen et à la Loi organique 4/2015, du 30 mars relative à la protection de la sécurité des citoyens, les hôtels ont l’obligation d’enregistrer les informations de tous les clients qui y logent. Cette information, reprise dans une fiche d’entrée et servant à établir un livre-registre de voyageurs, comprend les données suivantes : prénom et nom(s), sexe, date de naissance, pays de nationalité, numéro et type de document d’identité, date d’expédition du document, date d’entrée et signature.
Les données saisies dans le formulaire d’enregistrement en ligne seront communiquées à l’hôtel de destination. La fonction Check-in en ligne vous permet de préremplir la fiche d’entrée afin de simplifier votre enregistrement à votre arrivée à l’hôtel. L’utilisation du check-in en ligne est facultative et ne conditionne pas votre entrée à l’hôtel. Si vous n’utilisez pas cette fonctionnalité, vous devrez remplir la fiche d’entrée au moment de votre arrivée.
Le traitement des informations nécessaires pour préremplir la fiche d’entrée se base sur le consentement, matérialisé par le biais de la propre utilisation de cette fonctionnalité.
De même, la photo que vous aurez fournie pour le check-in en ligne sera enregistrée dans le système de gestion hôtelière de l’établissement de destination. Le but est de permettre au personnel de vous identifier comme client de l’hôtel et de contrôler la prise en charge des consommations que vous sollicitez durant votre séjour en chambre. Cette photo sera supprimée au moment du check-out.
Ce traitement se base sur l’intérêt légitime de l’hôtel à identifier les clients logés, afin de garantir la sécurité et le contrôle des frais à prendre en charge. Pour pondérer cet intérêt par rapport à vos droits et libertés, nous avons déterminé que le traitement exerce un impact limité sur votre vie privée, puisque :
Il existe une relation contractuelle préalable et le traitement a lieu dans le cadre de cette relation ;
Cette mesure de sécurité bénéficie aux clients, puisqu’elle garantit que les frais sont imputés à la chambre correcte et permet d’éviter de possibles usurpations d’identité ;
L’accès à votre image est restreint au personnel de l’hôtel ;
Le délai de conservation de votre image est limité à la durée de votre séjour.
Attention à vos demandes et réclamations. Les données fournies lors de vos consultations ou réclamations seront traitées afin de répondre à vos demandes et gérer d’éventuelles plaintes. Ce traitement est nécessaire pour l’exécution du contrat, l’application de mesures précontractuelles à votre demande ou la défense face à des réclamations de clients.
Le traitement d’éventuelles données relatives à la santé que vous nous auriez fournies dans votre réclamation se fonde sur l’art - 9.2. F) du RGPD, vu que ce traitement est nécessaire à la formulation, l’exercice ou la défense des réclamations.
Raisons de statistiques et de gestion de la qualité. Afin d’évaluer et de gérer la qualité de nos services et produits, nous suivons des statistiques sur la base de données agrégées obtenues par les informations de transaction et de navigation sur le web, comme l’adresse IP, weblogs, pages visitées ou actions réalisées sur le web (vous trouverez plus d’informations dans notre politique de cookies).
De même, nous obtenons des statistiques anonymes sur la base de données agrégées obtenues par les réservations, nous permettant de mesurer le rendement de nos produits.
Ces traitements se basent sur notre intérêt légitime à évaluer et gérer la qualité de nos services et produits. Pour pondérer cet intérêt par rapport à vos droits et libertés, nous avons déterminé que le traitement a un impact limité sur la vie privée des intéressés, puisqu’il correspond à des attentes raisonnables de ceux-ci et il ne constitue pas une menace significative, car il s’applique à des données agrégées et moyennant le consentement des intéressés conformément aux paramètres d’utilisation des cookies.
Envoi de communications commerciales personnalisées. Si vous avez accepté de recevoir nos communications commerciales, vos données d’identification et de contact seront traitées afin de vous transmettre des publicités personnalisées relatives à la chaîne Smy Hotels et aux hôtels qui la composent.
Pour la personnalisation de nos communications, nous élaborons un profil commercial basé sur l’historique de vos réservations (dates de séjours passés, nombre et âge des voyageurs, services inclus dans les réservations et montants), par exemple, afin de déterminer les périodes de l’année durant lesquelles vous avez séjourné dans nos établissements ou avez l’habitude de le faire, ou le type de produit qui pourrait vous intéresser sur la base de vos réservations précédentes (par exemple, des produits axés sur les vacances en famille, si vous avez voyagé en famille).
Si vous avez autorisé l’utilisation de cookies publicitaires, nous utiliserons également les informations générées par votre navigation sur le web (adresse IP, pages visitées, produits affichés et actions réalisées) pour procéder à des contacts commerciaux et vous offrir des produits similaires à ceux que vous avez consultés sur le web.
L’envoi de publicité personnalisée se base sur le consentement que vous avez donné. L’absence de consentement ou le retrait de celui-ci ne conditionne pas l’accès au web ni la prestation des services requis.
Vous pourrez révoquer votre consentement à tout moment et demander l’annulation des traitements à des fins commerciales. Pour ce faire, vous pouvez :
Envoyer un email à l’adresse email suivante : privacy@smyhotels.com
Utiliser le lien prévu à cet effet dans nos bulletins d’information
Vous pourrez également révoquer le consentement que vous aurez donné pour l’utilisation de cookies publicitaires à tout moment par le biais du panneau de configuration du web ou en modifiant les options de votre navigateur web ou de votre terminal en matière de vie privée. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies et technologies similaires dans notre politique de cookies.
Nous ne prenons pas de décisions individuelles automatisées qui produisent des effets juridiques sur nos clients ou les affectent significativement sur la base de ce profil. Cependant, nous vous informons que vous avez le droit de vous opposer à l’adoption de décisions individuelles automatisées le cas échéant, conformément aux dispositions de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.
Programme de fidélité Smy Club. Le programme Smy Club récompense nos clients avec une série d’avantages parmi lesquels l’envoi d’offres personnalisées anticipées et de remises basées sur votre historique de réservations. Vous obtiendrez plus d’informations sur le contenu et le fonctionnement du programme dans les conditions d’application sur INDICAR.
Votre participation au programme implique le traitement suivant de vos données :
Nous traiterons les données d’identification des membres du programme afin de les identifier comme tels et afin de leur appliquer les avantages auxquels ils ont droit.
Nous élaborons un profil commercial basé sur l’historique de vos réservations (dates de séjours passés, nombre et âge des voyageurs, services inclus dans les réservations et montants) pour personnaliser nos offres en nous adaptant à votre profil de consommation, par exemple, afin de déterminer les périodes de l’année durant lesquelles vous avez séjourné dans nos établissements ou avez l’habitude de le faire, ou le type de produit qui pourrait vous intéresser sur la base de vos réservations précédentes (par exemple, produits axés sur les vacances en famille, si vous avez voyagé en famille). Ce profil sera également utilisé pour vous appliquer des remises spéciales basées sur la fréquence de vos réservations, les produits demandés et les montants dépensés. Nous ne prenons pas de décisions individuelles automatisées qui produisent des effets juridiques sur nos clients ou les affectent significativement sur la base de ce profil. Cependant, nous vous informons que vous avez le droit de vous opposer à l’adoption de décisions individuelles automatisées le cas échéant, conformément aux dispositions de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679
Ces traitements constituent la finalité propre du programme et sont nécessaires à son fonctionnement. Les traitements se basent sur la relation contractuelle résultant de votre demande d’inscription au programme. Vous pourrez demander votre retrait du programme à tout moment en envoyant un email à privacy@smyhotels.com.
À qui pouvons-nous communiquer vos données ?
En règle générale, nous communiquerons vos données ou celles des clients inclus dans les réservations en cas d’obligation légale, moyennant votre accord, ou en cas de besoin pour la réalisation correcte de la réservation ou de la prestation des services demandés. Concrètement :
Nous communiquerons les données de la réservation à l’hôtel de destination. L’hôtel communiquera les fiches d’entrée des clients aux Forces de police et de sécurité de l’État conformément aux normes de contrôle des voyageurs et de sécurité citoyenne.
Si votre réservation comprend des services accessoires offerts par des fournisseurs tiers ou si vos demandes concernent ce type de service, les données à caractère personnel nécessaires au traitement de la réservation / demande de disponibilité seront communiquées aux fournisseurs correspondants, à cette seule fin. De même, si leur résolution l’exige, nous transférerons vos réclamations aux fournisseurs de services concernés. De plus, en fonction du caractère de votre réclamation, les destinataires des données incluses dans celle-ci pourront être, entre autres, des administrations ou des organismes publics, des organismes officiels, procureurs, juges et tribunaux ou organismes d’assurances. Ces communications sont nécessaires à la prestation des services demandés ou à l’application de mesures précontractuelles à votre demande, ou pour la formulation, l’exercice ou la défense de réclamations.
Quelle est la durée de conservation de vos données ?
Sans préjudice aux durées de conservation concrètes signalées dans les sections précédentes, nous conservons généralement vos données pendant la durée de la relation qui nous unit et, dans tous les cas, en respectant les délais prévus dans les dispositions légales applicables, par exemple, en matière comptable et fiscale et pendant la durée nécessaire pour faire face à de possibles responsabilités provenant du traitement. Nous supprimerons vos données quand elles ne seront plus nécessaires ou pertinentes pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Les données traitées à des fins commerciales et incluses dans les profils commerciaux seront conservées de façon active jusqu’à ce que vous vous opposiez à leur traitement ou demandiez leur suppression.
Les profils commerciaux et l’historique de réservation des membres de notre programme de fidélité se conserveront jusqu’à ce que vous demandiez votre désinscription du programme.
Les délais d’expiration des cookies utilisés sur ce web figurent dans notre politique de cookies
Quels sont vos droits ?
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation du traitement ou non de vos données à caractère personnel et, le cas échéant, d’accéder à celles-ci. Vous pouvez également demander la rectification de vos données si elles sont incorrectes ou les faire compléter si elles sont incomplètes, ainsi que demander leur suppression si, entre autres raisons, les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Dans certaines circonstances, vous pourrez demander la limitation du traitement de vos données. Dans ce cas, nous traiterons seulement les données concernées par la formulation, l’exercice ou la défense de réclamations ou dans le but de protéger les droits d’autres personnes. Dans certaines conditions et pour des motifs relatifs à votre situation particulière, vous pourrez également vous opposer au traitement de vos données. Dans ce cas, nous arrêterons de traiter les données, sauf pour des raisons légitimes impérieuses prévalant sur vos intérêts ou droits et libertés ou pour la formulation, l’exercice ou la défense de réclamations.
De même et sous certaines conditions, vous pourrez demander la portabilité de vos données pour qu’elles soient transmises à un autre responsable de traitement.
Vous pouvez révoquer le consentement que vous avez fourni à des fins concrètes sans que cela affecte la licéité du traitement basé sur le consentement préalable à son retrait.
Vous avez également le droit de vous opposer à l’adoption de décisions individuelles automatisées qui produisent des effets juridiques sur votre personne ou qui vous affecte significativement de façon similaire, le cas échéant, conformément aux dispositions de l’article 22 du Règlement (UE) 2016/679.
De même, vous avez le droit de présenter une réclamation à une autorité de protection des données. Vous pouvez consulter la liste des contacts des agences européennes de protection des données sur le site web de la Commission européenne : http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080
Pour exercer vos droits, vous devrez nous envoyer une demande par courrier postal ou électronique aux adresses fournies dans la section « Qui est le responsable de traitement de vos données ? »
Qui est responsable du traitement de vos données ?
Vous pourrez obtenir plus d’informations sur vos droits et la façon de les exercer sur le site de l’Agence espagnole de protection des données www.aepd.es ou sur le site de l’autorité de protection de données de votre pays.